Excel là một phần mềm để phục của Microsoft để phục vụ công việc. Excel có những thao tác, hàm số giúp bạn thống kê những con số một cách nhanh chóng, hiệu quả và độ chính xác 100%, tiết kiệm được thời gian của bạn. Sau đây hãy cùng điểm qua những thủ thuật excel hữu ích mà các bạn không thể bỏ qua!
Làm sao để có thể thuần thục những thủ thuật Excel để làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp nhất? Hãy cùng tìm hiểu những bí quyết excel dành cho người làm văn phòng cùng với Hola BEEW nhé!
Mục lục nội dung:
Các thủ thuật excel cho dân văn phòng
Dưới đây là những thủ thuật excel để có thể giúp bạn trong công việc, hãy điểm qua cùng chúng tôi nhé:
Hàm Vlookup nhiều điều kiện
Đây là hàm cho phép chúng ta tra cứu một đơn vị về cơ bản, nhưng muốn tra cứu 2 giá trị trở lên thì sao? Hãy đến với hàm Vlookup nhiều điều kiện sẽ được thực hiện qua 3 bước sau:
- Tạo thêm một cột phụ chứa các giá trị từ những cột mà bạn muốn lấy nó để làm điều kiện
- Thiết lập công thức Vlookup đối chiếu tới bảng dữ liệu chứa gồm cả cột phụ
- Chú ý: Cột đầu tiên của bảng chính là cột phụ. Về các giá trị tra cứu, kết nối với cùng một điều kiện trên cùng một thứ tự để thích hợp với các giá trị ở cột phụ
Bạn cần phải nhấn cụm phím Ctrl + Shift + Enter sau khi vừa nhập xong cú pháp hàm:
- F3 & F4 sẽ là điều kiện kiếm tìm giống cách 1
- Hàm choose kết hợp với mảng 1 và 2 hình thành vùng tìm kiếm bao gồm sản phẩm và ca làm việc
Hãy chú ý rằng hàm Vlookup chỉ chứa được xấp xỉ 255 ký tự. Hãy để ý và đảm bảo tổng chiều dài của các tiêu chí và không phá vỡ giới hạn của nó.
Hàm lấy giá trị của ô ở Excel
Dưới đây là hàm value. Hàm này tích hợp rất nhiều cho các phiên bản Excel 2016, 2013, 2010, 2007, 2003 và có cả Excel trên nền tảng Mac, Iphone, Android.
Hàm Value thường được kết hợp với các thao tác LEFT, RIGHT, MID,.. Hãy theo dõi cách sử dụng hàm này nhé.
Cú Pháp: Value (TEXT)
- Là một chuỗi ký tự về các con số, có thể là hằng số, ngày tháng hay thời gian
- Nó phải được đặt trong đấu (“ “) hoặc đối chiếu đến ô chứa văn bản mà bạn muốn chuyển đổi nó.
Cột số là giá trị mã của nhân viên, nếu lọc 2 số cuối của mã nhân viên thì ta phải làm như thế nào ?
Ta có công thức Value kết hợp với Right cắt 2 số cuối =RIGHT(C5,2)
Để thu hồi phần nguyên giá trị số là “1” thay vì “01” như ảnh ở trên thì sử dụng công thức VALUE như sau: =VALUE (RIGHT(A4,2)).
Sau đó sao chép công thức xuống ô còn lại sẽ ra được kết quả.
Hàm đếm những lần xuất hiện trong Excel
Ta sẽ sử dụng hàm COUNTIF để điểm số lần xuất hiện ký tự trong excel với công thức theo sau: COUNTIF(range; criteria)
- Range: Phạm vi thuộc các ô để đếm
- Criteria: Những tiêu chí kiểm soát sẽ tính ô nào
Lưu ý:
- Hàm COUNTIF ở Excel đếm tổng số lượng ô ở khu vực phù hợp với tiêu chí được đề ra
- Các tiêu chí nằm ngoài số cần được đặt trong dấu ngoặc kép nhưng tiêu chí số thì không
- Có thể sử dụng hàm này cho tất cả các phiên bản excel
Hàm IF có 3 điều kiện – hàm IF với điều kiện là chữ
Khi gặp phải những trường hợp dùng hàm if 3 điều kiện thì hãy sử dụng công thức: =IF(Điều gì đó là đúng, thì làm gì, nếu không thì làm gì)
Câu lệnh IF có thể ra 2 kết quả. So sánh là true thì đó là kết quả đầu tiên, so sánh là False thì đó là kết quả thứ 2.
Chú ý: Hàm trong Excel yêu cầu dấu ngoặc tròn mở hoặc ngoặc tròn đóng. Excel sẽ giúp bạn xác định điểm bắt đầu và kết thúc bởi phương pháp tô màu cho phần khấc trong cú pháp công thức khi bạn chỉnh sửa.
Hàm sumproduct tính tổng điều kiện
Là một hàm rất phổ biến khi nói đến việc so sánh dữ liệu ở nhiều dải ô và việc tính toán dữ liệu có những điều kiện khác nhau. Liên quan tới hàm này, ta có công thức: SUMPRODUCT (aray1, [aray2], [aray3],… )
- Ở đó, dải ô liên tục có chứa các thành phần bạn muốn tính toán là mảng 1, mảng 2,….
- Số mảng tối thiểu là 1 mảng. trong trường hợp 1 mảng, hàm SUMPRODUCT chỉ đơn giản tính tổng mỗi thành phần mảng rồi đưa về lại tổng số
- Ta có tối đa 255 mảng trong tất cả các phiên bản hiện tại của Excel
Một số điểm đáng chú ý sau:
- Mọi mảng trong công thức SUMPRODUCT đều có cùng hàng và số cột mới có thể nhận đúng #VALUE!
- Bất cứ mảng nào chứa giá trị phi số thì sẽ được xử lý như số 0
- Ví dụ là mảng là phép thử logic, thì nó sẽ ra kết quả có giá trị TRUE và FALSE. Chúng ta luôn luôn phải đổi các giá trị TRUE và FALSE này là số 1 và 0 bằng cách sử dụng toán tử đơn phân (-).
Hàm so sánh trong Excel
Đây là thủ thuật cuối cùng trong danh sách thủ thuật excel dành cho dân văn phòng, đây là hàm EXACT.
Hàm Exact được sử dụng để so sánh hai chuỗi văn bản và trả về TRUE nếu chúng giống nhau và ngược lại. Là hàm dùng để phân biệt chữ hoa và chữ thường nhưng bỏ qua khác biệt về định dạng.
Công thức của hàm là: EXACT(text1, text2)
- Text1: Đại diện cho văn bản thứ nhất.
- Text2: Thể hiện chuỗi văn bản thứ hai.
Chúng tôi đã chia sẻ cho bạn những thủ thuật excel hữu ích nhất dành cho dân văn phòng. Mong rằng qua bài viết này chúng tôi đã cung cấp cho các bạn những kiến thức bổ ích nhất để bạn có thể áp dụng vào thực tế. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì, đừng ngại mà hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn nhé!
